W dobie digitalizacji pracodawcy szukają sposobów na zarządzanie procesami pracowniczymi bez użycia papieru. Jednym z rozwiązań pozwalających ograniczyć czy wręcz wyeliminować papier w HR jest korzystanie z kwalifikowanego podpisu elektronicznego (QES). Dokument podpisany za pomocą QES ma taką samą moc prawną, jak dokument podpisany „mokrym” podpisem.

Korzyści z używania QES

• Równorzędność z podpisem własnoręcznym – wszystkie dokumenty kadrowe dostarczane przez pracodawcę pracownikowi w odniesieniu do których przepisy wymagają formy pisemnej, mogą być przez pracodawcę podpisywane elektronicznie.
• Bezpieczeństwo – QES zapewnia integralność dokumentu, umożliwiając sprawdzenie, czy dokument nie został zmodyfikowany po podpisaniu.
• Weryfikacja tożsamości i daty podpisu – użycie QES pozwala na jednoznaczne ustalenie, kto i kiedy podpisał dokument (data dzienna i godzina), co bywa szczególnie istotne w sytuacjach, gdy znaczenie ma ustalenie kolejności czynności (na przykład w przypadku zwolnienia członka zarządu, który nie tylko otrzymuje wypowiedzenie umowy o pracę, ale również jest odwoływany z funkcji członka zarządu).
• Możliwość powielania – dokumenty podpisane elektronicznie mogą być powielane bez utraty ich wartości prawnej. Każda kopia jest traktowana jak oryginał.

Praktyczne aspekty stosowania QES

Najczęściej wybieranym formatem do podpisywania dokumentów w formie elektronicznej jest PDF. Format ten zapewnia możliwość łatwej weryfikacji poprawności podpisu. Przy czym umiejscowienie podpisu elektronicznego w dokumencie nie ma znaczenia prawnego. QES stanowi element samego pliku, więc równie dobrze może być złożony na początku, w środku jak i na końcu dokumentu.

W przypadku dokumentu podpisywanego elektronicznie nie ma potrzeby określania liczby egzemplarzy, w jakich są sporządzane, co jest praktyką w przypadku dokumentów podpisywanych „na mokro”. Można natomiast umieścić w dokumencie elektronicznym informację, że dokument jest podpisywany QES.

Weryfikacja i bezpieczeństwo podpisów

QES są wydawane na okres ważności certyfikatu (zazwyczaj 3 lata). Po upływie tego okresu mogą pojawić się problemy z weryfikacją prawidłowości podpisu na dokumencie. Z tego względu zaleca się oznaczanie dokumentu tzw. znacznikiem czasu.

Dokumentu PDF podpisanego QES nie powinno się zabezpieczać hasłem, gdyż może to zaburzyć strukturę podpisu i wyświetlanie go w sposób nieprawidłowy. Podpis nie straci jednak właściwości, jeśli plik zostanie najpierw spakowany, a dopiero następnie zabezpieczony hasłem wymaganym na etapie rozkompresowania pliku.