Zapewnienie zgodności z przepisami prawnymi jest kluczowym obowiązkiem prawnym pracodawców. Audyty dokumentacji pracowniczej i praktyki w relacjach pracowniczych pomagają upewnić się, że przepisy są przestrzegane. Niedopełnienie tych obowiązków może prowadzić do konsekwencji takich jak kary finansowe, sankcje lub pozwy pracownicze. Nasze audyty pomagają też w identyfikacji potencjalnych zagrożeń i związanego z nimi ryzyka. Dzięki monitorowaniu i dostosowywaniu dokumentacji i praktyk do obowiązujących przepisów Klienci mogą minimalizować ryzyka prawne.

Dla naszych Klientów:

• prowadzimy pełny audyt z zakresu stosunków prawno-pracowniczych, wskazujemy obszary ryzyka i rozwiązania minimalizujące/eliminujące te ryzyka,
• identyfikujemy i doradzamy rozwiązania zwiększające bezpieczeństwo prawne przy jednoczesnym zmniejszeniu obciążeń finansowych lub organizacyjnych,
• weryfikujemy zgodność z prawem obowiązujących w spółkach regulacji wewnętrznych, w tym regulaminów, procedur, polityk wewnętrznych i innych dokumentów prawnopracowniczych, oceniamy, czy spełniają wymogi zarówno polskie, jak i międzynarodowe, jak również czy odpowiadają potrzebom Klientów i należycie zabezpieczają ich interes,
• przeprowadzając audyt compliance, proponujemy niezbędne lub rekomendowane zmiany
  w obowiązujących regulacjach, dążąc do zapewnienia ich skuteczności i zupełności,
• sporządzamy red flag report, wskazujący na stwierdzone nieprawidłowości i niezgodności, jak również zawierający zalecenia i rekomendacje dotyczące niezbędnych zmian w dokumentach.

W ostatnim czasie prowadziliśmy następujące ciekawe projekty:

• doradzaliśmy podczas realizacji projektu dotyczącego przejścia części zakładu pracy na innego pracodawcę, przygotowywaliśmy raport z uwzględnieniem ryzyk z zakresu prawno-pracowniczego,
• przeprowadzaliśmy kompleksowy audyt dla Klienta działającego jako employer of record.

Od lat obserwujemy systematyczny wzrost liczby zgłoszeń dotyczących mobbingu, dyskryminacji (w tym molestowania i molestowania seksualnego), łapówkarstwa, korupcji, konfliktu interesów. To tylko niektóre zjawiska wymagające interwencji pracodawcy.

Dla naszych Klientów:

• dokonujemy oceny i prawidłowej kwalifikacji wymienionych kategorii zjawisk i nadużyć,
• tworzymy i wdrażamy odpowiednie procedury i systemy zgłoszeń,
• prowadzimy postępowania wyjaśniające mające na celu w szczególności weryfikację zasadności zgłoszenia i wyeliminowanie potencjalnych niepożądanych zjawisk lub nadużyć,
• szkolimy pracowników w powyższym zakresie,
• doradzamy, jak skutecznie zakończyć postępowanie wyjaśniające,
• wdrażamy działania i zalecenia pokontrolne mające na celu ochronę interesów Klienta,
• prowadzimy praktykę zarządzania kryzysowego, w ramach której oferujemy kompleksowe wsparcie w powyższych sprawach,
• zapewniamy wsparcie w zakresie PR i komunikacji w relacjach zarówno wewnętrznych, jak i zewnętrznych.

W ostatnim czasie prowadziliśmy następujące ciekawe projekty:

• postępowania wyjaśniające dotyczące międzynarodowych zespołów pracowników, z uwzględnieniem specyfiki wielokulturowego środowiska pracy,
• dziesiątki postępowań wyjaśniających, w tym w kilku medialnych sprawach.

Efektywna struktura zatrudnienia zapewnia osiąganie lepszych wyników, usprawnia procesy i codzienną pracę, pozwala na optymalizację kosztów. Współtworzymy i dostosowujemy strukturę firmy do jej potrzeb biznesowych, środowiska regulacyjnego i obciążeń publicznoprawnych.

Wdrożenie takiej struktury wiąże się często z redukcją zatrudnienia z przyczyn niedotyczących pracowników.

Dla naszych Klientów:

• wspólnie przyglądamy się strukturze firmy, pomagamy zdefiniować grupy zawodowe i stanowiska objęte restrukturyzacją,
• identyfikujemy przyczynę zwolnienia, w tym likwidację stanowiska albo redukcję w grupie zawodowej,
• opracowujemy strategię i ustalamy harmonogramy zwolnień,
• pomagamy ustalić kryteria doboru do zwolnienia,
• przygotowujemy niezbędną dokumentację,
• wspieramy w negocjacjach ze stroną społeczną w celu wypracowania zasad zwolnień,
• rekomendujemy rozwiązania ograniczające ryzyko sporów sądowych,
• doradzamy przy konstruowaniu pakietu dodatkowych świadczeń dla zwalnianych pracowników,
• wspieramy w zakresie PR-u i w komunikacji dotyczącej procesu zwolnień, żeby zminimalizować negatywne ich skutki,
• zapewniamy bezpieczeństwo i komfort, przejmujemy ciężar całego procesu.

W ostatnim czasie prowadziliśmy następujące ciekawe projekty:

• przeprowadzaliśmy zwolnienia obejmujące jednorazowo kilka tysięcy pracowników,
• wspieraliśmy w procesie zwolnień grupowych i sporze zbiorowym przy zamknięciu 90% produkcji, ze szczególnym uwzględnieniem dużej potrzeby zapewnienia dialogu społecznego ze względu na przyszłe plany,
• Doradzaliśmy w procesie zwolnień monitorowanych kilkudziesięciu pracowników.

Budowanie efektywnych systemów wynagrodzeń jest kluczowe dla pracodawców z punktu widzenia przyciągania talentów i motywowania pracowników. Takie systemy nie mogą być jednocześnie oparte na dyskryminacji czy nierównym traktowaniu. Istotna jest również ich prostota i łatwość weryfikowania pod kątem zapewnienia transparentności wynagrodzeń.

Dla naszych Klientów:

• opracowujemy systemy wynagrodzeń lub poszczególne jego elementy, zapewniając ich zgodność z prawem i realizowanie celów Klientów,
• przygotowujemy dokumentację prawną dotyczącą wynagrodzeń (regulaminy, zarządzanie, polityki),
• weryfikujemy zakresy obowiązków pod kątem wykonywania takiej samej pracy lub pracy o jednakowej wartości,
• liczymy lukę płacową,
• przygotowujemy raporty dotyczące oceny wynagrodzeń pod kątem dyskryminacji i równego traktowania,
• audytujemy zasady przyznawania składników wynagrodzeń i innych świadczeń związanych z pracą,
• oceniamy skutki podatkowe i dotyczące ubezpieczeń społecznych składników wynagrodzeń i innych świadczeń,
• prowadzimy sprawy sądowe dotyczące dyskryminacji płacowej.

Pracodawcy i związki zawodowe często mają różne interesy i perspektywy. Zbudowanie poprawnych relacji umożliwia konstruktywne rozwiązywanie sporów i konfliktów, pozwalając uniknąć strajków, lockoutów lub działań protestacyjnych. Z drugiej strony pracodawcy nie mogą być zakładnikami związków zawodowych, gdyż wpływa to negatywnie na działalność zarówno pracodawców, jak i samych pracowników.

Dla naszych Klientów:

• przeprowadzamy audyty dokumentacji i działalności związkowej, wskazujemy nieprawidłowości i działania, które należy podjąć,
• kwestionujemy liczebność organizacji związkowej w przypadku wątpliwości i reprezentujemy Klientów przed sądami w tym zakresie,
• prowadzimy negocjacje ze związkami zawodowymi, w tym w ramach procesów restrukturyzacyjnych, w przypadku zwolnień grupowych, zmiany układów zbiorowych pracy i innych regulacji wynagrodzeniowych,
• opracowujemy strategie, przygotowujemy niezbędne dokumenty związane ze sporami zbiorowymi, a także pisma dotyczące codziennych relacji pracodawca – związek zawodowy,
• prowadzimy w imieniu pracodawców spory zbiorowe,
• reprezentujemy Klientów w sporach sądowych, w tym karnych, z udziałem przedstawicieli związków, w szczególności w sprawach dotyczących rozwiązania umów o pracę z działaczami związkowymi, sprawach o ustalenie nieistnienia sporu zbiorowego czy dotyczących utrudniania działalności związkowej,
• przygotowujemy komunikaty przeznaczone dla pracowników, a także pomagamy w opracowywaniu komunikatów dla mediów, inwestorów i innych zainteresowanych podmiotów.

Właściwe ustrukturyzowanie relacji z członkami zarządu i przedstawicielami wyższej kadry menadżerskiej z uwagi na zwiększone oczekiwania tej grupy pracowników jest jednym z największych wyzwań czekających pracodawców. Z kolei zakończenie tych relacji niesie ze sobą największe ryzyka finansowe, co ma związek z wysokimi zarobkami tych osób i duże obciążenie pracą.

Dla naszych Klientów:

• doradzamy przy zatrudnianiu członków zarządów i menadżerów wysokiego szczebla,
• przygotowujemy optymalne modele zatrudnienia, z uwzględnieniem ich skutków w zakresie obciążeń podatkowych i ubezpieczeniowych,
• negocjujemy warunki i przygotowujemy strukturę i dokumenty będące podstawą zatrudnienia (umowy o pracę, kontrakty menadżerskie, umowy cywilnoprawne i uchwały, dokumenty dotyczące zachowania poufności i zakazu konkurencji),
• przygotowujemy dokumentację korporacyjną niezbędną do rozpoczęcia współpracy z członkami zarządów i reprezentujemy Klientów w postępowaniach rejestrowych przed KRS-em,
• przygotowujemy i oceniamy programy krótko- i długoterminowych premii dla kadry menadżerskiej (np. programy opcji na akcje, akcji fantomowych),
• doradzamy podczas zatrudniania menadżerów w spółkach z udziałem Skarbu Państwa, z uwzględnieniem zasad zatrudnienia wynikających z tzw. nowej ustawy kominowej. Wspieramy Klientów we wdrażaniu tych zasad. Przygotowujemy niezbędne dokumenty (uchwały, umowy). Posiadamy wyspecjalizowany zespół zajmujący się kompleksową obsługą HR podmiotów z udziałem Skarbu Państwa,
• wspieramy Klientów podczas rozwiązywania umów z członkami zarządu i menadżerami,
• prowadzimy spory sądowe i arbitrażowe z byłymi menadżerami.

W ostatnim czasie prowadziliśmy następujące ciekawe projekty:

• przeprowadzaliśmy kompleksowy audyt przyjętych przez naszych Klientów modeli współpracy z menadżerami pod kątem ich formalnej prawidłowości i właściwego wywiązywania się z obowiązków płatnika podatku dochodowego od osób fizycznych i składek ubezpieczeniowych,
• doradzaliśmy w procesie obejmującym natychmiastowe odwołanie i rozwiązanie umów dziewięciu członków zarządu spółki matki z siedzibą w Polsce i spółek powiązanych zlokalizowanych na Węgrzech i w Czechach – przy tym projekcie koordynowaliśmy także porady udzielane Klientowi przez zagraniczne kancelarie działające w ramach IUS LABORIS,
• doradzaliśmy i reprezentowaliśmy Klienta w sporze sądowym z powództwa byłego dyrektora personalnego o zapłatę premii regulaminowej po zawartym porozumieniu rozwiązującym umowy o pracę i jego oświadczeniu, że porozumienie wyczerpuje jego roszczenia ze stosunku pracy,
• doradzaliśmy i reprezentowaliśmy Klienta w sporze sądowym o zapłatę odszkodowania z tytułu dyskryminacji płacowej i nierównego traktowania ze względu na narodowość,
• doradzaliśmy i reprezentowaliśmy Klienta w sprawie sądowej o mobbing
  i dyskryminację przedstawiciela wysokiej kadry zarządzającej. Była to najgłośniejsza sprawa w Polsce, ze względu na wartość przedmiotu sporu, sięgającą 20 milionów dolarów, a także impact reputacyjny i biznesowy Klienta.

Dla wielu firm przewaga konkurencyjna jest kluczowym warunkiem sukcesu. Zabezpieczanie się przed konkurencją pozwala utrzymać lub powiększyć tę przewagę. Dzięki temu przedsiębiorcy mogą zachować lub zwiększyć swoje udziały w rynku, co może prowadzić do większych zysków i stabilności finansowej. W tym obszarze stawiamy przede wszystkim na prewencję, gdyż to ona pozwala utrzymywać konkurencyjność.

Dla naszych Klientów:

• przygotowujemy i wdrażamy procedury i polityki zapewniające ochronę informacji poufnych,
• przygotowujemy umowy o poufności, doradzamy, jak zabezpieczyć tajemnicę przedsiębiorstwa,
• przygotowujemy umowy o zakazie konkurencji uwzględniające specyfikę i charakter branży, w której działa Klient, wprowadzamy klauzule dające podstawę domagania się faktycznego przestrzegania zakazu konkurencji od byłego pracownika,
• przygotowujemy i wdrażamy procedury dotyczące identyfikowania i przeciwdziałania konfliktowi interesów,
• prowadzimy szkolenia i warsztaty w zakresie zakazu konkurencji, konfliktu interesów i ochrony informacji poufnych, kładące nacisk na praktyczne aspekty i uwzględniające przykłady z życia wzięte,
• pomagamy minimalizować negatywne konsekwencje ewentualnych naruszeń, egzekwować naprawienie szkód i doprowadzić do zaprzestania dalszych naruszeń,
• reprezentujemy Klientów w sporach z osobami naruszającymi zakaz konkurencji lub obowiązek zachowania poufności, pozostającymi w konflikcie interesów lub dopuszczającymi się czynów nieuczciwej konkurencji (w tym polegających na nakłanianiu pracowników do rozwiązania umów z pracodawcą),
• prowadzimy praktykę zarządzania kryzysowego, w ramach której zapewniamy Klientom wsparcie w zakresie PR i komunikacji, zarówno w relacjach wewnętrznych, jak i zewnętrznych, w przypadku wystąpienia naruszeń dotyczących nieuczciwej konkurencji, zakazu konkurencji czy konfliktu interesów (np. wycieku informacji poufnych, przejęcia grupy pracowników przez konkurencję itp.).

W ostatnim czasie prowadziliśmy następujące ciekawe projekty:

• tworzyliśmy wewnętrzne procedury, w których poruszaliśmy takie kwestie, jak pokrewieństwo pomiędzy pracownikami, romans na linii przełożony-podwładny czy zatrudnienie osób spokrewnionych w konkurencyjnych podmiotach, tak aby minimalizować ryzyka (ochrona interesów pracodawcy i prywatności pracownika),
• Klientowi z sektora finansowego doradzaliśmy na etapie przedsądowym, a następnie reprezentowaliśmy go w sporze sądowym przeciwko byłemu członkowi zarządu w związku z naruszeniem zakazu konkurencji.

W razie spowolnienia gospodarczego lub konieczności ograniczania kosztów i ryzyk osobowych atrakcyjność zyskują zewnętrzne formy zatrudnienia, charakteryzujące się większą elastycznością w porównaniu do tradycyjnego modelu zatrudnienia. Korzystanie z agencji zatrudnienia, delegowania czy outsourcingu na stałe wpisało się w rzeczywistość organizacji. Skorzystanie z tych form zatrudnienia może zapewnić przewagę gospodarczą, wymaga jednak profesjonalnego wsparcia, by zminimalizować ryzyka.

Dla naszych Klientów:

• weryfikujemy umowy z podmiotami świadczącymi usługi outsourcingowe i z agencjami pracy tymczasowej pod kątem ich zgodności z prawem i adekwatności z punktu widzenia potrzeb biznesowych Klienta,
• przygotowujemy strategie wdrażania nowych modeli zatrudnienia,
• przygotowujemy umowy outsourcingowe, umowy o świadczenie usług i umowy z agencjami pracy tymczasowej, a także pozostałą dokumentację dotyczącą korzystania z usług pracowników zewnętrznych,
• świadczymy usługi bieżącego doradztwa podczas współpracy Klienta z agencją pracy tymczasowej lub podmiotami oferującymi usługi outsourcingowe,
• w razie zaistnienia sporu sądowego zapewniamy Klientom kompleksową obsługę procesową,
• reprezentujemy Klientów w postępowaniach administracyjnych o wpis/wykreślenie agencji pracy tymczasowej,
• doradzamy agencjom pracy tymczasowej we wszelkich obszarach ich działalności, w tym w sprawach dotyczących kierowania pracowników do pracy za granicą, przy ścisłej współpracy z Zespołem Immigration i Global Mobility.

W ostatnim czasie prowadziliśmy następujące ciekawe projekty:

• Klientowi wchodzącemu na rynek polski doradzaliśmy podczas opracowywania struktury zatrudnienia (wyboru optymalnych form zatrudnienia) i tworzyliśmy wewnętrzną dokumentację pracowniczą,
• Klientowi zajmującemu się nowymi technologiami doradzaliśmy przy projekcie outsourcingu pracowników, przygotowywaliśmy umowy, uwzględniając ryzyka podatkowe i prawno-pracownicze,
• doradzaliśmy Klientowi rozpoczynającemu współpracę z agencją pracy tymczasowej, przygotowywaliśmy rekomendację i niezbędną dokumentację,
• reprezentowaliśmy Klienta w setkach sporów sądowych z ZUS-em, który kwestionował przyjęty model współpracy (tzw. trójkąt umów), żądając naliczenia i odprowadzenia składek na ubezpieczenie społeczne od całości wypłacanych wynagrodzeń.

Inkluzywność, obok różnorodności i równości, jest jednym z kluczowych elementów tworzących właściwe środowisko pracy. DEI (Diversity, Equity, and Inclusion – różnorodność, równość i włączenie) to podejście, które promuje różnorodność pracowników, zapewnia równość szans i włączenie wszystkich zatrudnionych, niezależnie od różnic kulturowych, etnicznych, płciowych, wiekowych, orientacji seksualnej, niepełnosprawności i innych cech.

Dla naszych Klientów:

• przygotowujemy procedury określające zobowiązania Klientów do promowania różnorodności, równości i włączenia w miejscu pracy,
• weryfikujemy stopień realizacji postulatów DEI w zakładzie pracy,
• opracowujemy i weryfikujemy pod kątem postulatów DEI dokumentację pracowniczą i korporacyjną (kodeksy etyki, regulaminy, procedury),
• szkolimy kadrę menadżerską i pracowników w zakresie działań na rzecz różnorodności, równości i włączenia,
• oceniamy systemy wynagrodzeń i benefitów pod kątem realizacji postulatów DEI, w tym w zakresie równego traktowania i unikania dyskryminacji,
• zarządzamy sytuacjami kryzysowymi związanymi z postulatów DEI przez pracowników,
• opracowujemy działania przybliżające pracownikom postulaty DEI.

Pracodawcy gromadzą i przetwarzają wiele danych osobowych swoich pracowników. Bez właściwego zarządzania tymi danymi mogą one stać się źródłem ryzyka. Doradztwo w zakresie ochrony danych pomaga zapewnić odpowiednie środki bezpieczeństwa.

Dla naszych Klientów:

• przeprowadzamy kompleksowe badania (audyty) systemu przetwarzania danych w organizacji, których efektem jest wykrycie ewentualnych dolegliwości (nieprawidłowości) w strukturze, zakresach danych i procesach przetwarzania,
• stawiamy diagnozy i wydajemy zalecenia dotyczące określonych działań naprawczych, które pozwalają Klientom na uniknięcie strat wizerunkowych, wysokich administracyjnych kar finansowych czy postępowań sądowych,
• wdrażamy i monitorujemy zindywidualizowane „terapie” (intensywną lub zachowawczą, w zależności od stanu organizacji), w ramach których Klient jest sukcesywnie przeprowadzany przez wszystkie obszary wymagające poprawy, zmiany lub wzmocnienia poziomu bezpieczeństwa danych osobowych,
• szkolimy personel Klienta, dążąc do podniesienia poziomu znajomości zasad ochrony danych osobowych, ryzyk związanych z ich naruszeniem, sposobów ich eliminowania i reagowania na wystąpienie naruszeń, w tym wycieków danych,
• po zakończeniu tej terapii we współpracy z Klientem prowadzimy terapię profilaktyczną, w ramach której Klient otrzymuje bieżące update-y w kluczowych obszarach,
• aktywnie wspomagamy Klientów w przypadku kontroli organu nadzorczego lub wystąpienia incydentu w postaci naruszenia zasad ochrony danych. Klient otrzymuje w ten sposób wsparcie prawne i rekomendacje organizacyjne, które w krytycznych momentach muszą być wdrażane niezwłocznie, aby zapobiec zwiększeniu strat. W imieniu Klienta zgłaszamy incydenty do organu nadzorczego,
• aktywnie wspieramy Klientów przy wdrażaniu rozwiązań opartych na sztucznej inteligencji,
• pomagamy bezpiecznie i zgodnie z prawem wdrażać procedury weryfikacji kandydatów i pracowników (background check),
• reprezentujemy Klientów w licznych postępowaniach administracyjnych i sądowo-administracyjnych dotyczących naruszeń ochrony danych. Sprawy te są najczęściej inicjowane przez pracowników lub byłych pracowników. Prowadzimy korespondencję z organem nadzorczym i występujemy przed sądami administracyjnymi,
• opracowujemy niezbędną dokumentację i wdrażamy dobre praktyki dotyczące ochrony danych osobowych podczas pracy zdalnej.

W ostatnim czasie prowadziliśmy następujące ciekawe projekty:

• reprezentowaliśmy Klienta w sprawie dotyczącej przechowywania danych pochodzących z rekrutacji – sąd zgodził się z naszą argumentacją i zakwestionował wykładnię organu nadzorczego, który nakazywał usuwanie danych z procesów rekrutacyjnych,
• doradzaliśmy w sprawach dotyczących możliwości stosowania w Polsce tzw. background check,
• wspomagaliśmy Klienta w procesie przekazywania danych osobowych pracowników w związku z przejściem części zakładu pracy,
• analizowaliśmy pod kątem RODO możliwość stosowania systemów wykorzystujących sztuczną inteligencję do celów zwiększenia bezpieczeństwa w pracy.

Sprawne poruszanie się w gąszczu przepisów dotyczących ubezpieczeń społecznych i zmieniających się interpretacji ZUS-u jest dla pracodawców ogromnym wyzwaniem. Odpowiednie wsparcie pozwala przedsiębiorcom poprawnie wywiązywać się z obowiązków prawnych, dbać o dobro pracowników, unikać konfliktów i roszczeń pracowniczych, zarządzać kosztami i utrzymywać konkurencyjność na rynku pracy.

Dla naszych Klientów:

• analizujemy świadczenia pracownicze pod kątem ich oskładkowania,
• doradzamy w szczególności w sporach z ZUS-em dotyczących zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, outsourcingu pracowniczego, obowiązku zapłaty składek od podwykonawców,
• ustalamy istnienie bądź nieistnienie obowiązku składkowego wynikającego ze stosunków prawnych innych niż stosunki pracy,
• ustalamy skutki w zakresie ubezpieczeń społecznych w przypadku delegowania do innego państwa, oddelegowania z zagranicy do Polski lub pracy zdalnej wykonywanej z terytorium państwa innego niż to, w którym siedzibę ma pracodawca,
• przygotowujemy wnioski o interpretację przepisów w zakresie ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego,
• przygotowujemy wnioski o wydanie zaświadczeń A1 lub ich odpowiedników wydawanych na podstawie bilateralnych umów o zabezpieczeniu społecznym,
• przygotowujemy umowy o przejęciu obowiązków płatnika składek przez osoby zatrudnione,
• rekomendujemy rozwiązania pozwalające zminimalizować ryzyka w sprawach ubezpieczeń społecznych i uniknąć negatywnych skutków kontroli przeprowadzanej przez ZUS,
• zapewniamy bieżące wsparcie merytoryczne i proceduralne podczas kontroli prowadzonych przez ZUS, w tym kontroli zwolnień lekarskich,
• przygotowujemy odwołania od decyzji ZUS-u, reprezentujemy w postępowaniach kontrolnych i w sprawach sądowych z odwołań od decyzji ZUS-u.

W ostatnim czasie prowadziliśmy następujące ciekawe projekty:

• reprezentowaliśmy Klienta w postępowaniu kontrolnym prowadzonym przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych w związku ze współpracą Klienta z agencją pracy tymczasowej. Na skutek tej kontroli ZUS wydał ponad 200 decyzji zobowiązujących Klienta do uiszczenia składek na ubezpieczenie społeczne. Przygotowaliśmy odwołania od tych decyzji i prowadziliśmy ponad 200 spraw sądowych,
• wygraliśmy liczne sprawy z ZUS-em dotyczące m.in. wypłaty świadczeń z zakładowego funduszu socjalnego czy zapłaty składek od podwykonawców i sprawy, w których sąd zobowiązywał pracowników do zwrotu nienależnie pobranego zasiłku chorobowego.

Systemy podatkowe i dotyczące ubezpieczeń społecznych są złożone i zmieniają się regularnie. Właściwa ocena ich skutków jest kluczowa dla stabilności finansowej pracodawców, wpływa też na sytuację pracowników. Coraz większa aktywność pracodawców i pracowników poza granicami Polski wymaga również znajomości lokalnego prawa i jego przełożenia na sytuację podatkową i kwestię ubezpieczeń społecznych.

Dla naszych Klientów:

• ustalamy zasady opodatkowania wszelkich świadczeń na rzecz pracowników,
• przygotowujemy i wdrażamy efektywne struktury zatrudniania i wynagradzania członków zarządu, kadry menadżerskiej, pracowników polskich i zagranicznych,
• występujemy o interpretacje indywidualne do organów skarbowych i ZUS-u,
• tworzymy systemy motywacyjne dla pracowników, uwzględniając ich skutki podatkowe,
• we współpracy z kancelariami stowarzyszonymi w Ius Laboris oceniamy status podatkowy pracowników delegowanych do pracy za granicą i cudzoziemców pracujących w Polsce i określamy związane z tym obowiązki podatkowe i ubezpieczeniowe,
• określamy skutki podatkowe motywacyjnych programów akcyjnych i opcyjno-akcyjnych dla pracowników,
• ustalamy wysokość zobowiązań podatkowych i ubezpieczeniowych pracowników delegowanych do pracy w Polsce i za granicą,
• wyliczamy należne zaliczki na podatek i kwoty składek na ubezpieczenia społeczne w Polsce,
• określamy koszty oddelegowania pracowników do i z Polski,
• przygotowujemy i składamy w imieniu delegowanych pracowników ich roczne zeznania podatkowe w Polsce,
• wnioskujemy o certyfikaty zabezpieczenia społecznego.

Wiemy, że sprawy imigracyjne mogą być uciążliwe (ciągłe zmiany przepisów, różne praktyki urzędów, wydłużone terminy wydawania decyzji). Nasz wieloosobowy i wykwalifikowany zespół zdejmuje z Klientów cały ciężar prowadzenia takich spraw i zarządzania nimi. Dajemy pewność, że zatrudnienie cudzoziemców jest zgodnie z przepisami, a dzięki znajomości praktyk urzędów doradzamy najbardziej spójne z nimi rozwiązania.

Dla naszych Klientów:

• kompleksowo planujemy procesy imigracyjne,
• dokonujemy audytu praktyki Klienta w zakresie procesów imigracyjnych i określamy prawidłową podstawę prawną zatrudnienia,
• przygotowujemy niezbędne dokumenty i wnioski (zezwolenia na pracę, zezwolenia na pobyt, oświadczenia o powierzeniu pracy, wizy),
• składamy dokumenty i wnioski w imieniu Klienta,
• monitorujemy status sprawy i na bieżąco o nim informujemy,
• zapewniamy stały nadzór adwokata lub radcy prawnego nad każdą sprawą,
• prowadzimy tysiące spraw na terenie całej Polski – biura w Warszawie, Poznaniu i Krakowie pozwalają nam podejmować szybkie i efektywne działania,
• prowadzimy sprawy o charakterze masowym – mamy doświadczenie i jesteśmy w stanie jednocześnie obsłużyć kilkaset, a nawet kilka tysięcy spraw jednego Klienta,
• szkolimy w zakresie legalizacji pobytu i zatrudniania cudzoziemców.

Właściwe programy motywacyjne istotnie wpływają na zwiększenie wydajności, zatrzymanie talentów, mniejszą rotację, poprawę morale i satysfakcji pracowników, jak również zwiększają innowacyjność i kreatywność. Takie rozwiązania powinny być jednocześnie dopasowane  do zmieniających się możliwości budżetowych pracodawcy, zapewniając niezbędną elastyczność i umożliwiając pracownikom rozwijanie talentów przy jednoczesnej realizacji celów biznesowych pracodawcy.

Dla naszych Klientów:

• tworzymy transparentne systemy wynagradzania,
• budujemy efektywne systemy premiowe, w tym retencyjne,
• wdrażamy globalne systemy motywacyjne, dostosowując je do polskich wymogów prawnych,
• pomagamy weryfikować ścieżki rozwoju/kariery pod kątem zgodności z prawem HR,
• podpowiadamy rozwiązania pozapłacowe, ze wskazaniem prawnych i biznesowych (kosztowych) konsekwencji każdego z nich,
• śledzimy trendy rynkowe w zakresie benefitów pracowniczych.

W ostatnim czasie prowadziliśmy następujące ciekawe projekty:

• weryfikowaliśmy dziesiątki globalnych programów bonusowych pod kątem zgodności z polskimi przepisami HR i możliwości wdrożenia w polskich spółkach,
• opracowaliśmy od podstaw zasady i założenia rocznego i kwartalnego systemu premiowania,

Wewnętrzne regulaminy, procedury, polityki czy umowy spełniają oczekiwania Klientów i ich pracowników, jeżeli są napisane prostym językiem i są zrozumiałe dla adresatów, a także gdy pozwalają na realizację zamierzonych celów zarządczych Klienta. We współpracy z Klientami kierujemy się tymi założeniami.

Dla naszych Klientów:

• przygotowujemy i wdrażamy pełną dokumentację HR, nie tylko z obszaru prawa pracy (umowy, regulaminy, procedury i inne), ale również szeroko pojmowanego obszaru People & Culture (kodeksy etyki, procedury antymobbingowe, procedury zgłaszania nieprawidłowości whistleblowing, procedury dotyczące przetwarzania danych osobowych i inne),
• tworzymy i wdrażamy kompleksową dokumentację pracowniczą związaną z obsługą dużych procesów restrukturyzacyjnych, w tym zwolnień grupowych, przejść zakładów pracy i innych,
• zapewniamy dostęp do aktualnych, bezpiecznych z prawnego punktu widzenia wzorów umów o pracę, umów o zakazie konkurencji, umów dotyczących zachowania poufności i innych standardowych dokumentów pracowniczych,
• rekomendujemy działania i strategie mające na celu skuteczne wdrożenie przygotowanych przez nas dokumentów,
• doradzamy, jak tworząc dokumenty HR i compliance, osiągać zamierzone efekty biznesowe.

W ostatnim czasie prowadziliśmy następujące ciekawe projekty:

• przygotowywaliśmy kompleksową dokumentację (wszelkie umowy, procedury, regulaminy) niezbędną do zatrudnienia w Polsce około 600 pracowników przez pracodawcę będącego oddziałem przedsiębiorcy zagranicznego, doradzaliśmy podczas opracowywania struktury zatrudnienia, w wyborze systemów premiowania i motywowania pracowników.
• doradzaliśmy polskiej instytucji publicznej podczas przygotowywania nowego regulaminu wynagradzania i regulaminu wprowadzającego możliwość zmiany stanowiska i zasad wynagradzania po osiągnięciu określonego wieku. Projekt wymagał zastosowania niestandardowych rozwiązań dotyczących składników wynagrodzenia z uwagi na specyfikę branży, w której działa Klient,
• międzynarodowemu operatorowi centrów handlowych doradzaliśmy podczas opracowywania i wdrażania wewnątrzzakładowej procedury antymobbingowej i antydyskryminacyjnej.

Klienci często inwestują dużo czasu, środków i wysiłku w tworzenie nowych produktów, usług, technologii i innowacji. Ochrona prawa własności intelektualnej pozwala na zachowanie tej wartości i uniknięcie kradzieży lub wykorzystywania tych pomysłów przez osoby nieuprawnione. Wspieramy Klientów działających w różnych sektorach gospodarki przy nabywaniu praw na dobrach niematerialnych, a także w sporach sądowych z pracownikami w tym zakresie. Dzięki temu pomagamy im uzyskać i zachować bezpieczeństwo prowadzonej działalności.

Dla naszych Klientów:

• porządkujemy kwestie nabycia praw autorskich do utworów stworzonych przez pracowników i współpracowników,
• przeprowadzamy audyty umów i regulaminów pod kątem ich prawidłowości i zakresu nabywania praw własności intelektualnej,
• przygotowujemy wzory umów,
• przygotowujemy regulaminy racjonalizacji i wynalazczości,
• opracowujemy szeroko pojęte strategie nabywania praw własności przemysłowej (patentów, wzorów użytkowych i wzorów przemysłowych) przez pracodawców,
• reprezentujemy Klientów w dotyczących własności intelektualnej sporach sądowych z pracownikami i współpracownikami.

Eliminowanie niepożądanych zjawisk, takich jak mobbing, dyskryminacja, nierówne traktowanie, naruszanie dóbr osobistych istotnie wpływa na tworzenie bezpiecznego i przyjaznego miejsca pracy, co przekłada się na efektywność i wydajność pracowników, rotację, atmosferę w pracy i life-work balance.

Dla naszych Klientów:

• tworzymy i wdrażamy rozwiązania mające na celu zapobieganie i przeciwdziałanie takim niepożądanym zjawiskom,
• oceniamy zasadność zgłoszeń, identyfikujemy potencjalne ryzyka i roszczenia, wybieramy i wdrażamy optymalne rozwiązania,
• kładziemy nacisk na prewencję i właściwe zrozumienie istoty sprawy przez pracodawcę i pracowników (w tym kadrę menadżerską),
• opracowujemy i monitorujemy proces wdrażania polityk antydyskryminacyjnych i antymobbingowych,
• regularnie szkolimy pracowników z przeciwdziałania mobbingowi i dyskryminacji (z uwzględnieniem szczebla/poziomu zatrudnienia),
• doradzamy, jak radzić sobie z zarzutami zgłaszanymi instrumentalnie lub skargami wynikającymi z niewłaściwej oceny sytuacji przez osobę zgłaszającą,
• prowadzimy postępowania wyjaśniające, w szczególności przy wsparciu naszego działu compliance,
• wspieramy w zakresie PR i komunikacji,
• reprezentujemy Klientów w sporach sądowych dotyczących niepożądanych zjawisk związanych z HR, w tym mobbingu i dyskryminacji,
• skutecznie realizujemy strategie procesowe, wypracowywane z uwzględnieniem wcześniej podejmowanych działań prewencyjnych i wyjaśniających.

W ostatnim czasie prowadziliśmy następujące ciekawe projekty:

• praktyczne warsztaty dla pracowników zwiększające świadomość i prawidłowe zrozumienie istoty wymienionych niepożądanych zjawisk dotyczących HR,
• dziesiątki procesów sądowych, w tym w kilku medialnych sprawach,
• sprawy dotyczące każdego rodzaju mobbingu – pionowego, poziomego, odwróconego.

Procesy związane z międzynarodową mobilnością pracowników są często skomplikowane i zróżnicowane w zależności od kraju. Zapewnienie kompleksowej obsługi takich projektów pozwala pracodawcom uniknąć błędów w interpretacji przepisów i przestrzegać obowiązującego prawa. Dzięki temu można minimalizować ryzyko prawne i finansowe, jednocześnie dbając o pozytywne doświadczenia pracowników.

Dla naszych Klientów:

• dopełniamy niezbędnych formalności związanych z wyjazdem pracowników za granicę (delegowaniem do UE, delegowaniem i zatrudnieniem poza UE, relokacjami, w tym zatrudnianiem w kilku krajach, tworzeniem międzynarodowych struktur zatrudnienia),
• obsługujemy od początku do końca proces uzyskiwania niezbędnych zezwoleń na pracę i wiz w przypadku pracowników delegowanych poza UE,
• koordynujemy międzynarodowe projekty na zasadzie one-stop-shop – korzystamy z pomocy kolegów z Ius Laboris, pełniąc jednocześnie rolę opiekuna projektu (dzięki czemu zapewniamy Klientom komfort pracy z jedną osobą),
• przygotowujemy polityki i regulaminy global mobility.

Spory z pracownikami odbijają się echem wśród pozostałych zatrudnionych. Pracownicy uważnie obserwują postawę pracodawcy – jak nas widzą, tak nas piszą. Dlatego każdą sprawę prowadzimy, biorąc pod uwagę jej szerszy kontekst i uwzględniając jej wpływ na morale, dalsze roszczenia, kształtowanie postaw i na decyzje pozostałych pracowników.

W naszej praktyce kierujemy się ogólną zasadą prewencji. Im mniej sporów, tym więcej zasobów nasi Klienci mogą poświęcić na prowadzenie działalności.

Dla naszych Klientów:

• angażujemy się w mediacje i rozmowy ugodowe w celu uniknięcia sporu lub jego zakończenia na wstępnym etapie,
• prowadzimy spory sądowe w sprawach z obszaru People & Culture, w tym dotyczące zwolnień, wynagrodzeń, premii, nadgodzin, dodatkowych świadczeń i benefitów pracowniczych, mobbingu, nierównego traktowania i dyskryminacji, zakazu konkurencji, konfliktu interesów, nieuczciwej konkurencji, wypadków przy pracy, obciążeń na rzecz ZUS-u, ustalenia istnienia stosunku pracy,
• prowadzimy również sprawy wykroczeniowe i karne dotyczące praw pracowników, odpowiedzialności kadry zarządzającej i innych kwestii związanych z zarządzaniem HR i compliance,
• tworzymy kompleksowe strategie procesowe łączące wątki pracownicze, dotyczące ZUS-u, podatkowe, wykroczeniowe i karne (np. sprawa z odwołania od rozwiązania umowy o pracę, o zwrot nienależnie pobranego zasiłku i karna),
• sprawy wielowątkowe obsługujemy całościowo, zgodnie z zasadą one stop-shop, zapewniając spójność, a dzięki temu zwiększoną skuteczność strategii procesowych,
• prowadzimy sprawy na terenie całej Polski – nasze biura w Warszawie, Poznaniu i Krakowie pozwalają zarządzać nimi w sposób efektywny czasowo i kosztowo,
• jesteśmy przygotowani do jednoczesnej obsługi kilkuset, a nawet kilku tysięcy spraw dla jednego Klienta,
• reprezentujemy Klientów przed wszystkimi sądami, w tym przed Sądem Najwyższym.

Restrukturyzacje stanowią nieodłączny element prowadzenia działalności. Mogą wpłynąć na wizerunek firmy w oczach pracowników, klientów, partnerów biznesowych i społeczności lokalnych. Pracodawcy, którzy zapewniają wsparcie i troszczą się o swoich pracowników w trudnych sytuacjach, zyskują reputację odpowiedzialnych i etycznych pracodawców. Ważne jest również, aby pracodawcy działali w tym zakresie zgodnie z prawem. Niedopełnienie tych obowiązków może prowadzić do kosztownych sporów prawnych i konsekwencji finansowych.

Dla naszych Klientów:

• koordynujemy projekty restrukturyzacyjne o zasięgu międzynarodowym, dzięki codziennej współpracy z kancelariami prawa pracy w ponad 50 jurysdykcjach, zrzeszonymi w ramach Ius Laboris,
• kompleksowo wspieramy projekty restrukturyzacyjne we wszystkich obszarach People & Culture, nie tylko w prawie pracy, ale również w zakresie ZUS-u, podatków, PPK i PPE, w sprawach karnych i compliance,
• prowadzimy praktykę zarządzania kryzysowego, oferując każdorazowe i natychmiastowe wsparcie w zakresie PR i komunikacji,
• opracowujemy niezbędną dokumentację i harmonogramy,
• pomagamy ujednolicać warunki zatrudnienia.

W ostatnim czasie prowadziliśmy następujące ciekawe projekty:

• doradzaliśmy w zakresie prawa HR przy połączeniu spółek i przejściu ZUZP,
• wspieraliśmy Klienta w globalnym projekcie przejścia pracowników IT do innej spółki.

Priorytetem każdego pracodawcy jest zapewnienie pracownikom bezpiecznych i higienicznych warunków pracy. Zorganizowanie pracy zgodnie z przepisami BHP pomaga w minimalizacji ryzyka wypadków i chorób zawodowych. To z kolei przyczynia się do ochrony zdrowia i życia pracowników i pozytywnie wpływa na proces pracy.

Dla naszych Klientów:

• przeprowadzamy szkolenia wstępne, okresowe, instruktaże stanowiskowe,
• przeprowadzamy specjalistyczne szkolenia dla pracowników wyznaczonych do udzielania pierwszej pomocy i wykonywania działań w zakresie zwalczania pożarów,
• przeprowadzamy audyty zerowe, przygotowujemy raporty z identyfikacją ryzyk i planem działań w zakresie BHP,
• określamy bezpieczne i higieniczne warunki pracy dla pracowników, w tym tych pracujących zdalnie,
• weryfikujemy warunki pracy, przygotowujemy karty oceny ryzyka i całą dokumentację związaną z BHP w firmie,
• wspieramy Klientów w relacjach z prokuratorem, PIP-em, społeczną inspekcją pracy i związkami zawodowymi, w zagadnieniach związanych z bezpieczeństwem pracy,
• reprezentujemy Klientów w postępowaniach przed sądem w sprawach dotyczących wypadków przy pracy i roszczeń z nimi związanych,
• uczestniczymy w prowadzeniu postępowań powypadkowych,
• przygotowujemy niezbędne zmiany w procedurach globalnych i lokalnych, wskazujemy obszary do modyfikacji wewnątrz firmy, poprawiamy komunikację,
• przygotowujemy analizę warunków pracy pod kątem czynników niebezpiecznych, szkodliwych i uciążliwych,
• pomagamy we współpracy ze społeczną inspekcją pracy.

Układy zbiorowe pracy i inne porozumienia zbiorowe są ważnym elementem zarządzania relacjami pracowniczymi i wpływają na wiele aspektów funkcjonowania pracodawców i pracowników. Promują partnerstwo społeczne pomiędzy stronami stosunku pracy. Zapewniają odpowiednie warunki pracy i dobrostan pracowników przy poszanowaniu interesów pracodawcy.

Dla naszych Klientów:

• prowadzimy negocjacje ze związkami zawodowymi,
• przygotowujemy dokumenty (układy zbiorowe pracy, porozumienia zbiorowe, regulaminy) skrojone na miarę,
• opracowujemy komunikaty do pracowników, a także na zewnątrz organizacji,
• wypowiadamy i zmieniamy układy zbiorowe pracy, w tym również te posiadające klauzule wieczności, czy też obszerne gwarancje dotyczące zatrudnienia i warunków pracy,
• prowadzimy praktykę zarządzania kryzysowego, oferując każdorazowe i natychmiastowe wsparcie w przypadku wystąpienia sytuacji kryzysowej związanej z podejmowanymi działaniami (np. strajku lub akcji protestacyjnej),
• reprezentujemy Klientów podczas rejestrowania zakładowych i ponadzakładowych układów zbiorowych pracy,
• przygotowujemy protokoły dodatkowe do układów,
• opiniujemy postanowienia zaproponowane przez związki zawodowe.

W ostatnim czasie prowadziliśmy następujące ciekawe projekty:

• wynegocjowanie nowego układu zbiorowego pracy w grupie energetycznej,
• zmiany układu zbiorowego pracy w zakresie taryfikatora wynagrodzenia,
• częściowe wypowiedzenie układu zbiorowego jako elementu negocjacji ze związkiem zawodowym.

Zabezpieczenie emerytalne pracowników przez pracodawców jest istotnym benefitem, który zapewnia lojalność pracowników i pozwala utrzymać ich w zatrudnieniu przez długie lata.

Dla naszych Klientów:

• tworzymy Pracownicze Plany Kapitałowe (PPK),
• wspieramy w wyborze instytucji finansowej zarządzającej środkami,
• zapewniamy hotline dla działów HR i pracowników w tematyce PPK,
• opracowujemy materiały w formacie Q&A,
• oceniamy alternatywy w postaci Pracowniczych Programów Emerytalnych (PPE) czy innych instrumentów finansowych (SOP, derywatywy, itp.),
• przeprowadzamy przez proces łączenia się podmiotów posiadających programy emerytalne.

W ostatnim czasie prowadziliśmy następujące ciekawe projekty:

• łączyliśmy spółki posiadające różne formy programów emerytalnych dla pracowników,
• rozliczaliśmy brak wpłat środków do PPK z powodu niedochowania staranności przez pracownika,
• ocenialiśmy różnicowanie wysokości wpłat dodatkowych w PPK finansowanych przez pracodawcę dla różnych grup pracowników,
• zakładaliśmy PPK dla pracodawców zagranicznych działających w Polsce bez odrębnej formy prawnej.

Kształtowanie pozytywnego wizerunku pracodawcy (employer branding) oraz tworzenie organizacji pełnej szacunku, wspierającej różnorodność i zaspokajającej potrzeby wszystkich pokoleń pracowników jest kluczem do sukcesu dzisiejszych organizacji.

Dla naszych Klientów:

• wprowadzamy rozwiązania wspierające wszelkiego rodzaju wolontaryjne inicjatywy pracownicze,
• tworzymy nowatorskie programy motywacyjne, pakiety benefitów,
• wskazujemy, jakie trendy i rozwiązania są pożądane na rynku, a także jakiego wsparcia mentalnego i fizycznego oczekują pracownicy,
• wdrażamy rozwiązania pozwalające na dofinansowanie procedur in vitro, związane z korektą płci pracownika, wskazujemy, jak wspierać osoby niebinarne,
• wdrażamy rozwiązania wellbeingowe, które wpływają na kształtowanie employer branding,
• wspieramy Klientów w trudnych procesach restrukturyzacji, odbudowując poczucie bezpieczeństwa pracowników, tworzymy strategie komunikacji w kontaktach z pracownikami i innymi zainteresowanymi podmiotami.

Fundusz socjalny jest ważnym sposobem wspierania pracowników i pomaga w tworzeniu dobrych relacji w zakładzie pracy. Coraz szersza oferta usług socjalnych pozwala budować ciekawe i dostosowane do oczekiwań pracowników programy socjalne, a to pozytywnie wpływa na jakość życia osób zatrudnionych.

Dla naszych Klientów:

• przygotowujemy regulaminy funduszu socjalnego i umowy o prowadzenie wspólnej działalności socjalnej,
• pomagamy w sposób prawidłowy rozpocząć i zlikwidować działalność socjalną,
• oceniamy programy kafeteryjne pod kątem możliwości wydatkowania na nie środków z zfśs,
• oceniamy skutki podatkowe świadczeń wydatkowanych na cele socjalne,
• prowadzimy audyty wydatkowania środków funduszu socjalnego,
• wspieramy Klientów w podziale środków funduszu,
• prowadzimy rozmowy ze stroną społeczną dotyczące uzgadniania regulaminu zfśs, sposobu przyznawania poszczególnych świadczeń,
• doradzamy i reprezentujemy Klientów w sprawach z ZUS-em  dotyczących zakładowego funduszu świadczeń socjalnych.

W ostatnim czasie prowadziliśmy następujące ciekawe projekty:

• likwidacja wspólnej działalności socjalnej kilku spółek z grupy, przygotowanie niezbędnych dokumentów, rozwiązań dotyczących niespłaconych pożyczek na cele mieszkaniowe, przygotowanie dokumentacji i rozwiązań dotyczących kontynuowania indywidualnej działalności socjalnej przez poszczególne spółki tworzące grupę,
• wsparcie Klienta w takim ukształtowaniu programu kafeteryjnego, by świadczenia w nim przewidziane można było uznać za rodzaje działalności socjalnej wynikającej z ustawy,
• przygotowanie opinii na temat różnych rodzajów zasileń pieniężnych konta zfśs w kontekście uznania ich za koszt działalności pracodawcy,
• reprezentacja Klienta w ponad 600 sprawach sądowych przeciwko ZUS-owi, który domagał się oskładkowania świadczeń przyznawanych pracownikom z funduszu socjalnego (wszystkie wygrane).

Pracodawca powinien się liczyć z kontrolą wykonywania ciążących na nim obowiązków. Już pierwsze czynności dokonywane w toku kontroli mogą wpłynąć na jej przebieg i wynik, dlatego ważne jest odpowiednie przygotowanie do kontroli i wiedza na temat uprawnień kontrolujących i kontrolowanego podmiotu.

Dla naszych Klientów:

• analizujemy sposób postępowania w obszarach będących przedmiotem częstych kontroli, wskazujemy na ewentualne uchybienia, a następnie proponujemy rozwiązania zmierzające do ich wyeliminowania,
• prowadzimy szkolenia dotyczące zakresu i przebiegu kontroli. Podpowiadamy, na jakie obszary zwracać szczególną uwagę i czego się spodziewać podczas kontroli,
• opracowujemy strategie postępowania podczas kontroli,
• zapewniamy bieżące wsparcie merytoryczne i proceduralne w toku kontroli,
• doradzamy, jak skutecznie wdrożyć zalecenia pokontrolne, a w przypadku niezasadności zaleceń pomagamy w przygotowaniu wyjaśnień lub odwołań od decyzji organów kontrolnych,
• doradzamy w zakresie ewentualnych korekt dokumentów rozliczeniowych,
• reprezentujemy Klientów w sporach sądowych z organami kontrolnymi, w tym w postępowaniach karnych wszczynanych na wniosek organów kontrolnych.

W ostatnim czasie prowadziliśmy następujące ciekawe projekty:

• prowadziliśmy sprawy z oskarżenia Państwowej Inspekcji Pracy dotyczące naruszenia przepisów o rozwiązywaniu umów o pracę i szczególnej ochronie związkowej czy naruszenia zakazu pracy w święto w placówce handlowej,
• reprezentowaliśmy w toku kontroli przeprowadzanej przez PIP Klienta nieposiadającego w Polsce fizycznie żadnego biura (wszyscy pracownicy świadczyli pracę w pełni zdalnie) i niezatrudniającego żadnej mówiącej w języku polskim osoby uprawnionej do reprezentowania pracodawcy.

Coraz więcej organizacji myśli o wykorzystywaniu rozwiązań opierających się na sztucznej inteligencji w relacjach pracowniczych. Wykorzystanie AI może się przyczynić do zwiększenia efektywności i skuteczności działań pracodawcy, zarówno w obszarze zarządzania personelem (rekrutacja, badanie nastrojów, decyzje rozwojowe i zwolnieniowe), jak i w obszarach operacyjnych i strategicznych (optymalizacji procesów pracy, monitorowania). Należy też pamiętać o zapewnieniu pracownikom odpowiedniego poziomu prywatności i przestrzeganiu przepisów dotyczących ochrony danych osobowych podczas wykorzystywania AI w miejscu pracy.

Dla naszych Klientów:

• oceniamy rozwiązania AI pod kątem ochrony danych osobowych i prywatności,
• przygotowujemy dokumentację wdrożeniową (polityki, procedury, regulaminy),
• opracowujemy treści merytoryczne wykorzystywane przez rozwiązania typu chatbot,
• analizujemy wykorzystywane algorytmy pod kątem ryzyka dyskryminacji i nierównego traktowania.

W ostatnim czasie prowadziliśmy następujące ciekawe projekty:

• ocenialiśmy opierający się na sztucznej inteligencji system analizy zagrożeń BHP.

Zbyt częste nieobecności pracowników, a zwłaszcza nadużywanie zwolnień lekarskich, mają negatywny wpływ nie tylko na finanse pracodawców, ale również dezorganizują pracę, obciążają innych pracowników i stanowią czynnik demotywujący. Nadużyciom nie tylko można, ale również trzeba przeciwdziałać.

Dla naszych Klientów:

• konstruujemy kompleksowe programy zapobiegania nieobecnościom, w tym związane z nadużywaniem zwolnień lekarskich,
• wspieramy wdrażanie tych programów i zapewniamy monitorowanie ich skuteczności,
• wskazujemy, jak wyciągać konsekwencje wobec osób dopuszczających się nadużyć,
• rekomendujemy, jak zarządzać urlopami wypoczynkowymi, by unikać lub minimalizować zaległości urlopowe,
• pokazujemy, jak zarządzać nieobecnościami pracowników korzystających z urlopów związanych z rodzicielstwem i ich powrotem do pracy.

W branży finansowej obowiązują liczne przepisy dotyczące wynagrodzeń, w tym regulacje dotyczące odpowiedniego zarządzania ryzykiem płynącym z systemów wynagrodzeń i zapobiegania nadmiernym ryzykom. Banki muszą dbać o to, aby ich systemy wynagrodzeń były zgodne z tymi przepisami, aby uniknąć potencjalnych konsekwencji prawnych i regulacyjnych.

Dla naszych Klientów:

• tworzymy regulaminy i polityki wynagrodzeń,
• przygotowujemy uchwały wynagrodzeniowe,
• weryfikujemy i dostosowujemy istniejące rozwiązania,
• zapewniamy wsparcie w procesie identyfikacji risk-takerów,
• sporządzamy raporty z przeglądu polityk wynagrodzeń,
• opracowujemy regulacje premiowe dla pozostałych grup pracowników, uwzględniając specyfikę branży finansowej i ubezpieczeniowej,
• wspieramy instytucje finansowe w raportowaniu danych dotyczących luki płacowej,
• wspieramy instytucje finansowe w raportowaniu danych na temat pracowników o wysokich zarobkach,
• pomagamy zarówno w procesie zatrudniania, jak i zwalniania członków zarządu i kadry menadżerskiej.

W ostatnim czasie:

• reprezentowaliśmy instytucje ubezpieczeniowe i banki w sporach sądowych o wypłatę zmiennych składników wynagrodzeń,
• opiniowaliśmy kwestie dotyczące zarządzania konfliktem interesów w bankach,
• sporządzaliśmy raporty z przeglądu polityk wynagrodzeń.

Ciekawe wydarzenia:

• 19 kwietnia 2023 r. – prelekcja na konferencji organizowanej przez MMC Polska: „Polityka wynagrodzeń w instytucjach finansowych – ustalanie, monitorowanie oraz kontrolowanie systemów wynagrodzeń”,
• 5 grudnia 2023 r. – prelekcja na konferencji organizowanej przez MMC Polska: „Polityka wynagrodzeń w instytucjach finansowych – dobre praktyki i wymogi regulacyjne”.

Czas pracy wzbudza po stronie pracodawców szereg wątpliwości. Wybór właściwego systemu i rozkładu czasu pracy, wydłużanie okresów rozliczeniowych, rozliczanie nadgodzin czy pracy w dodatkowe dni jest dla pracodawców dużym wyzwaniem.

Dla naszych Klientów:

• dokonujemy analizy potrzeb Klientów w zakresie godzin pracy, zwiększenia zapotrzebowania na pracę, dyżurów, nadgodzin,
• wybieramy właściwe systemy, rozkłady czasu pracy i okresy rozliczeniowe,
• przygotowujemy dokumentację związaną z planowaniem czasu pracy,
• analizujemy już stosowane rozwiązania związane z planowaniem i rozliczaniem czasu pracy, wskazujemy nieprawidłowości i rozwiązania, między innymi w zakresie dobowych i tygodniowych odpoczynków, pracy w poprzedniej dobie pracowniczej, dopuszczalnej pracy w niedziele i święta, prawidłowego zlecania i rozliczania dyżurów,
• zarządzamy problemem nadgodzin w firmie, ich prawidłowym zlecaniem, zmniejszeniem ich liczby,
• pomagamy wdrażać zalecenia pokontrolne dotyczące czasu pracy, a także przygotowywać zastrzeżenia do protokołu kontroli, odpowiedzi na wystąpienia PIP-u,
• prowadzimy szkolenia z zakresu czasu pracy dla pracowników działów HR i kadry menadżerskiej,
• reprezentujemy Klientów w sporach sądowych dotyczących czasu pracy, w szczególności tych związanych z wynagrodzeniem za pracę w godzinach nadliczbowych,
• reprezentujemy Klientów w sprawach dotyczących odpowiedzialności wykroczeniowej i karnej pracodawcy i osób działających w jego imieniu, związanej z naruszeniem przepisów o czasie pracy.

Wiemy, jak trudne jest zarządzanie firmą w momentach kryzysowych wszędzie tam, gdzie niespodziewane wydarzenia, przejściowe albo trwałe, powodują znaczne trudności w funkcjonowaniu biznesu i grożą poważnymi skutkami finansowymi, prawnymi czy wizerunkowymi. Dlatego kluczowe jest zarządzanie kryzysem w aspekcie prawnym, wizerunkowym i biznesowym.

Dla naszych Klientów:

• zapewniamy natychmiastowe wsparcie prawników, w tym praktyków specjalistów w zakresie ochrony danych osobowych, prawa karnego, specjalistów ds. BHP i doradców podatkowych, również wtedy, gdy pojawia się podejrzenie popełnienia przestępstwa wewnątrz firmy (przeszukanie w siedzibie spółki, kradzież tajemnicy przedsiębiorstwa),
• wspieramy każdy aspekt zarządzania informacjami i komunikacją wewnętrzną i zewnętrzną,
• oceniamy okoliczności wypadków w pracy,

• przygotowujemy dokumentację i rekomendacje w przypadku działań kontrolnych organów inspekcji państwowych (inspekcja pracy, inspekcja sanitarna, inspekcja przeciwpożarowa, urząd skarbowy, decyzja ingerująca w sposób prowadzenia działalności),
• przygotowujemy dokumenty i procedury działania w przypadku incydentów związanych z danymi osobowymi pracowników i kontrahentów,

• wdrażamy wewnętrzne regulacje compliance, w tym polityki zarządzania kryzysowego,
• przygotowujemy komunikaty zarówno wewnątrz jak i na zewnątrz organizacji, w tym przeznaczone dla mediów,
• uczestniczymy w czynnościach, negocjacjach i pertraktacjach,
• przeprowadzamy wewnętrzne postępowania wyjaśniające, w tym z wykorzystaniem narzędzi forensic.

Mamy unikalne doświadczenie w prowadzeniu poważnych spraw karnych, które dotyczą firm, biznesu, majątku, reputacji i wolności osób pełniących funkcje kierownicze.

Klienci zwracają się do nas w sprawach dla nich kluczowych, wrażliwych, generujących ryzyka w wielu wymiarach. Przykładamy ogromną wagę do dyskrecji i ochrony dobrego imienia naszych klientów.

Prowadzimy sprawy m.in. o oszustwo, fałszerstwo dokumentów, kradzież, wyrządzenie szkody spółce, łapownictwo i korupcję oraz wszystkie przestępstwa i wykroczenia zw. z prawem pracy (BHP, rozwiązywanie umów, czas pracy, wynagrodzenie, ZFŚS, SIP, związki zawodowe). Działamy w sprawach międzynarodowych, dotyczących m.in. pomocy prawnej czy ekstradycji.

Dzięki wieloletniej obecności w międzynarodowych organizacjach eksperckich (IBA, Concilium, ECBA) i doświadczeniu w sprawach międzynarodowych, jesteśmy w stanie zapewnić szybką i profesjonalną pomoc najlepszych prawników z obszaru business crime w wielu jurysdykcjach.

Co robimy:

• skutecznie bronimy menadżerów: budujemy strategię obrony, działamy od pierwszych informacji o śledztwie do prawomocnego wyroku, w sprawach polskich i międzynarodowych, we współpracy z ekspertami, innymi kancelariami i zagranicznymi prawnikami, tworzymy i koordynujemy pracę zespołów obrońców, dbamy by postępowanie karne było jak najmniej dolegliwe i jak najbardziej dla klienta przewidywalne,
• wspieramy pokrzywdzonych: w podjęciu decyzji o zawiadomieniu organów ścigania; w naprawieniu szkód wyrządzonych przestępstwem, reprezentując ich interesy w toku śledztwa i przed sądem, w wyciąganiu wniosków na przyszłość, – aby podobne zdarzenia nie powtórzyły się, w tym by postępowanie karne było jak najmniej dolegliwe i nie dezorganizowało biznesu, w komunikacji dotyczącej postępowania karnego,
• doradzamy: w ocenie ryzyk odpowiedzialności karnej, wpływie spraw karnych na organizację i działalność gospodarczą, inne postępowania (cywilne i gospodarcze), na toczące się transakcje; występujemy jako eksperci/biegli przed sądami zagranicznymi, doradzamy zagranicznymi korporacjom w zakresie specyfiki polskiego systemu ochrony prawnej.

Nasze ostatnie sukcesy:

• doprowadziliśmy do uniewinnienia radcy prawnego oskarżanego o pomocnictwo w nielegalnej inwigilacji pracowników międzynarodowej korporacji,
• odzyskaliśmy dla naszego międzynarodowego klienta 2,8 miliona EUR, wyłudzonych przy użyciu oszustwa business email compromise,
• obroniliśmy przed tymczasowym aresztowaniem pięciu byłych menadżerów spółki giełdowej; stworzyliśmy zespół obrońców i koordynowaliśmy pomoc prawną; zarzuty dotyczą wyrządzenia wielomilionowej szkody, zatajenia informacji cenotwórczych i wystawiania pustych faktur,
• zainicjowaliśmy postępowanie karne w sprawie wyłudzenia blisko 18 mln zł z międzynarodowej korporacji; dzięki współpracy z Policją i prokuraturą udało się zabezpieczyć znaczną część wyłudzonych środków dla naszego klienta; sprawa wymagała koordynacji pracy kancelarii z trzech krajów UE,
• doprowadziliśmy do zakończenia – na płaszczyźnie karnej – konfliktu między działaczami związków zawodowych a pracodawcą, doprowadzając do umorzenia wszczętych postępowań karnych, mimo niekorzystnych rozstrzygnięć dla pracodawcy w sądach pracy; w ten sposób uniknęliśmy ukarania/ skazania menadżerów, eskalacji w wieloletni, bezproduktywny spór,
• doprowadziliśmy do prawomocnego uniewinnienia doradcy restrukturyzacyjnego w sprawie o nadużycie uprawnień tymczasowego nadzorcy sądowego,
• doprowadziliśmy do prawomocnego umorzenia postępowania karno-skarbowego, dotyczącego rozliczeń podatku VAT w Polsce przez międzynarodową instytucję finansową i uchroniliśmy jej menadżerów przed ryzykiem odpowiedzialności karnej oraz utraty reputacji i zaufania, niezbędnych przy świadczeniu usług finansowych; współpracowaliśmy w tej sprawie z polskimi i zagranicznymi kancelariami.

Budowanie organizacji, której funkcjonowanie jest zgodne z otoczeniem prawnym to proces stały. Na zarządzanie zgodnością składa się mnóstwo elementów: od tworzenia i stosowania wewnętrznych procedur, zapewnienia przykładu z góry, po szkolenia pracowników i dochodzenia wewnętrzne.

Nasz zespół ma wyjątkowe doświadczenie i praktykę we wspieraniu firm w budowaniu i zarządzaniu systemami compliance. Jesteśmy twórcą i organizatorem jednego z najbardziej znanych wydarzeń branżowych „Compliance Day”, którego ostatnia edycja zgromadziła ponad 200 uczestników.

Dla naszych klientów

• projektujemy procedury, kodeksy etyczne i ogólne wytyczne dot. compliance, dostosowane do specyfiki i kultury organizacyjnej danej organizacji,
• wdrażamy systemy i polityki przeciwdziałania korupcji, w tym dotyczące wydatków marketingowych i kurtuazyjnych,
• tworzymy i wdrażamy procedury zgłaszania nieprawidłowości (sygnaliści),
• wdrażamy procedury postępowania na wypadek przeszukania lub czynności organów państwowych (dawn raid policies),
• przygotowujemy zasady i wytyczne korzystania z mediów społecznościowych,
• wdrażamy polityki przeciwdziałania praniu pieniędzy (AML) w sektorze niefinansowym,
• opracowujemy standardy ochrony małoletnich,
• prowadzimy szkolenia dedykowane dla kadry kierowniczej i pracowników (personelu) z obszaru compliance,
• weryfikujemy obowiązujące w organizacji procedury i dokumenty z obszaru compliance.

Nasze ostatnie dokonania/doświadczenia :

• wdrożyliśmy kompleksowe programy compliance u kilkudziesięciu klientów,
• wdrożyliśmy standardy ochrony małoletnich w jednym z największych warszawskich hoteli,
• doradzaliśmy Klientowi ws. wątpliwości związanych z przetargiem publicznym, pomagając mu uniknąć ewentualnego postępowania karnego,
• ocenialiśmy zgodność prawem kilkunastu systemów informatycznych do przechowywania elektronicznej dokumentacji pracowniczej w ramach naszego projektu HR bez papieru.

Temat „sygnalistów” nie powstał wraz z wejściem w życie ustawy z 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów. Nasza kancelaria na długo przed tym wspierała Klientów w budowaniu procedur i systemów zgłaszania nieprawidłowości, w wyjaśnianiu zgłaszanych nadużyć, radzeniu sobie z ich konsekwencjami oraz wsparciem osób, które decydują się zgłosić sprawę. Mając za sobą unikalne doświadczenie zespołu kancelarii od dekad zajmującego się prawem pracy, mamy szczególne wsparcie i wiedzę w znajdywaniu najlepszych rozwiązań, dostosowanych do danego środowiska pracy.

Dla naszych Klientów:

• weryfikujemy obowiązujące procedury whistleblowing pod kątem ich zgodności z ustawą z 14.06.2024 r. o ochronie sygnalistów; w tym te obowiązujące w organizacjach międzynarodowych,
• opracowujemy i wdrażamy kompleksowe regulacje z zakresu whistleblowing,
• opracowujemy schemat organizacyjny komórek odpowiedzialnych za przyjmowanie i rozpatrywanie zgłoszeń (etyki/ compliance/ prawnego/ HR),
• doradzamy przy ocenie i wyjaśnianiu poszczególnych spraw zgłaszanych przez sygnalistów,
• prowadzimy postępowania wyjaśniające,
• prowadzimy szkolenia z zakresu ochrony sygnalistów i wszystkich zagadnień związanych z systemem whistleblowing.

Nasze ostatnie sukcesy:

• zaprojektowaliśmy systemy i wdrożyliśmy procedury zgłoszeń wewnętrznych u kilkudziesięciu Klientów, w związku z wejściem w życie ustawy o ochronie sygnalistów,
• stworzyliśmy procedurę przyjmowania i rozpatrywania zgłoszeń wewnętrznych oraz koordynowaliśmy proces jej implementacji, dla międzynarodowej grupy kapitałowej z branży FMCG, w kilkudziesięciu spółkach zależnych klienta, działających w UE i poza nią, koordynując m.in. pracę zagranicznych kancelarii w sieci Ius Laboris,
• dostosowaliśmy globalne procedury whistleblowing do wymogów polskiego prawa u kilkunastu Klientów międzynarodowych posiadających spółki zależne w Polsce,
• opublikowaliśmy kompleksowy komentarz do ustawy z 14.06.2024 r. o ochronie sygnalistów, oraz wiele innych publikacji poświęconych temu zagadnieniu.

Dochodzenia wewnętrzne służą ustaleniu informacji o nieprawidłowościach w miejscu pracy; im większa organizacja tym większe wyzwanie. Raport sygnalisty czy ustalenia audytu śledczego to często dopiero początek historii. Zanim organizacja zdecyduje się zawiadomić jakiekolwiek organy czy też podjąć działania wobec pracowników, musi dokładnie ustalić co się wydarzyło, aby móc ocenić konsekwencje i ryzyka dla siebie.

Dzięki naszemu doświadczeniu potrafimy sprawnie przeprowadzić oraz wesprzeć naszych klientów w prowadzeniu skomplikowanych śledztw gospodarczych oraz dochodzeń wewnętrznych służących wyjaśnieniu wszelkiego rodzaju naruszeń:  prawa, procedur wewnętrznych czy też norm etycznych, itp.

Prowadzimy postępowania we wszystkich sprawach, z jakimi mogą się spotkać pracodawcy – przedsiębiorcy, w tym  dotyczące: podejrzeń korupcji, przestępstw przeciwko mieniu, konfliktu interesów, mobbingu, naruszenia reguł BHP czy tajemnicy przedsiębiorstwa.

Współpracujemy z ekspertami z różnych dziedzin: informatyki śledczej, bezpieczeństwa, detektywami i psychologami.

Z uwagi na doświadczenie naszej kancelarii, mamy wyjątkowe rozumienie uwarunkowań prawnych w miejscu pacy, potrzebne do właściwego planowania czynności.

Dla naszych Klientów:

• prowadzimy dochodzenia wewnętrzne – samodzielnie albo jako członkowie zespołów z udziałem przedstawicieli Klienta,
• przygotowujemy plany postępowania,
• koordynujemy działania zaangażowanych w sprawę ekspertów – w tym detektywów oraz specjalistów innych dziedzin,
• dbamy o poufność postępowań; nasze czynności objęte są tajemnicą zawodową adwokata/ radcy prawnego,
• przygotowujemy raporty z postępowań zawierające, rekomendacje co do działań następczych,
• przygotowujemy i wdrażamy plany naprawcze, a więc pomagamy naszym klientom wyciągać właściwe wnioski z wyjaśnionych spraw,
• prowadzimy szkolenia skierowane do osób prowadzących wewnętrzne postępowania wyjaśniające.

Nasze ostatnie doświadczenia:

• prowadziliśmy postępowanie wyjaśniające w spółce giełdowej, dotyczące mobbingu i molestowania seksualnego, minimalizując ryzyka reputacyjne i konflikt między pracownikami,
• prowadziliśmy postępowanie dotyczące podejrzeń korupcji, zakończone złożeniem zawiadomienia o podejrzeniu popełnienia przestępstwa,
• prowadziliśmy postępowanie wyjaśniające w sprawie niegospodarności w związku z zatrudnianiem specjalistów po stawkach odbiegających od rynkowych; ustalenia z postępowania doprowadziły do uszczelnienia systemu rekrutacji oraz wprowadzenia procedury weryfikacji dostawców/partnerów biznesowych,
• prowadziliśmy postępowanie dot. naruszania uprawnień Inspektora Ochrony Danych Osobowych i sporu kompetencyjnego między nim a członkiem zarządu dużego podmiotu sektora finansowego, doprowadzając do wyznaczenia granic kompetencji.

W naszych doświadczeniach jest wiele spraw, którą wiążą się ze wsparciem klienta w sytuacjach kryzysowych, sprawach wrażliwych, czasem dotykających prawa karnego czy też naruszeń norm etycznych lub obyczajowych. Takie sprawy wymagają szybkiego i precyzyjnego działania, podejmowania decyzji opartych na doświadczeniu i możliwości antycypowania dalszego biegu zdarzeń. Współpracujemy wtedy często ze specjalistami z zakresu komunikacji, pomagamy znajomością mechanizmów funkcjonowania wymiaru sprawiedliwości, z oczywistych względów unikamy rozgłosu. Pomaga w tym tajemnica adwokacka.

Co robimy:

• oceniamy ryzyko odpowiedzialności, konsekwencje dla osób i organizacji,
• pomagamy zminimalizować lub uchronić naszych klientów przed negatywnymi konsekwencjami zdarzeń,
• koordynujemy pomoc prawną i tworzymy zespół wsparcia,
• pomagamy zaplanować reakcję organizacji,
• pomagamy w komunikacji wewnętrznej.

W tym miejscu o sukcesach czy doświadczeniach nie mówimy.