Forma umowy o pracę – nie tylko papier

Kodeks pracy nie wymaga formy pisemnej, aby umowa o pracę była ważna. Umowa o pracę może być więc zawarta za pomocą wymiany e-maili. Wymiana wiadomości e-mail, w których pracodawca wysyła propozycję umowy, a pracownik wyraża na nią zgodę, wystarczy do zawarcia umowy o pracę w formie dokumentowej.

Jak zawrzeć umowę o pracę przez e-mail?

Pracodawca wysyła do pracownika e-maila z załącznikiem zawierającym umowę o pracę i propozycją zawarcia umowy w przesłanej treści. Jeśli pracownik odpowie na e-maila, akceptując przesłaną mu umowę, dochodzi do jej zawarcia.

Co, jeśli umowa nie jest pisemna?

W przypadku braku formy pisemnej, pracodawca przed dopuszczeniem pracownika do pracy musi potwierdzić pracownikowi na piśmie strony umowy, jej rodzaj oraz warunki.

Potwierdzenie może być podpisane przez pracodawcę mokrym podpisem albo kwalifikowanym podpisem elektronicznym (QES), który nadaje dokumentowi wagę formy pisemnej. Potwierdzenie nie wymaga natomiast podpisu pracownika.

Niepotwierdzenie warunków umowy o pracę na piśmie naraża pracodawcę na odpowiedzialność wykroczeniową.

Podsumowanie:

Umowa o pracę może być zawarta drogą mailową i nie wymaga mokrego podpisu ani też kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Ważne jest jednak, aby w takiej sytuacji przed dopuszczeniem pracownika do pracy potwierdzić mu warunki umowy na piśmie.

*** Zdigitalizuj swój dział HR! W HRze nie musi być ani jednej kartki papieru. Bez papieru można zatrudnić, zwolnić i zarządzać pracownikiem. Poznaj szczegóły naszego nowego programu „HR bez Papieru”– sprawdź hrbezpapieru.pl.